Serah Simpan

MEKANISME PELAKSANAAN SERAH SIMPAN KARYA CETAK DAN KARYA REKAM

Latar Belakang
Karya Cetak dan Karya Rekam merupakan salah satu hasil budaya bangsa yang sangat penting dalam menunjang pembangunan nasional, khususnya sebagai tolok ukur kemajuan intelektual bangsa, referensi dalam bidang pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, penelitian dan penyebaran informasi, dan pelestarian kebudayaan nasional, serta merupakan alat telusur terhadap catatan sejarah, jejak perubahan, dan perkembangan bangsa untuk pembangunan dan kepentingan nasional. Mengingat pentingnya peranan Karya Cetak dan Karya Rekam tersebut, perlu mewajibkan kepada setiap Penerbit, Produsen Karya Rekam, dan warga negara Indonesia untuk menyerahkan Karya Cetak dan Karya Rekamnya. Selain itu, Karya Cetak dan Karya Rekam mengenai Indonesia dan dibuat di Indonesia yang dihasilkan oleh warga negara asing yang diterbitkan dan/atau dipublikasikan di luar negeri wajib diserahkan kepada Perpustakaan Nasional sehingga dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh masyarakat. Pelaksanaan serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam berasaskan kemanfaatan, transparansi, aksesibilitas, keamanan, keselamatan, profesionalitas, antisipasi, ketanggapan, dan akuntabilitas.

Perkembangan dan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi saat ini menunjukkan bahwa masyarakat telah hidup pada era digital yang dinamis. Dengan kondisi tersebut, Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam sudah tidak relevan lagi sehingga pengaturannya perlu disesuaikan.

Atas dasar pemikiran tersebut, Undang-Undang tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam disusun dalam usaha mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka menunjang pembangunan melalui pendidikan, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Kewajiban serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam ini dimaksudkan untuk menumbuhkan kesadaran Penerbit dan Produsen Karya Rekam untuk menyerahkan Karya Cetak dan Karya Rekam sehingga dapat menyelamatkan Karya Cetak dan Karya Rekam dari ancaman bahaya yang disebabkan oleh alam dan/atau perbuatan manusia. Untuk lebih mendekatkan karya tersebut sebagai sumber informasi tentang budaya bangsa kepada masyarakat, pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam dilaksanakan melalui Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi serta peran serta masyarakat.

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018, mengatur pelaksanaan serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam yang dimulai dari penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam, pengelolaan hasil serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, pendanaan, peran serta masyarakat, dan penghargaan.

Dalam rangka mewujudkan tujuan negara untuk melindungi segenap bangsa Indonesia sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, negara berkewajiban melindungi seluruh aset budaya bangsa yang terdokumentasi dalam karya cetak dan karya rekam yang bernilai intelektual dan/atau artistik sebagai hasil karya bangsa Indonesia;

Tujuan
1. Pelaksanaan serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam bertujuan untuk:
mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa dalam rangka menunjang pembangunan melalui pendidikan, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; dan
2. menyelamatkan Karya Cetak dan Karya Rekam dari ancaman bahaya yang disebabkan oleh alam dan/atau perbuatan manusia.

Ketentuan Penyerahan Karya Cetak
1. Setiap Penerbit wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar dari setiap judul Karya Cetak kepada Perpustakaan Nasional dan 1 (satu) eksemplar kepada Perpustakaan Provinsi tempat domisili Penerbit.
2. Dalam hal Perpustakaan Nasional memerlukan salinan digital atas Karya Cetak untuk kepentingan penyandang disabilitas, Penerbit wajib menyerahkan salinan digital kepada Perpustakaan Nasional.
3. Karya Cetak yang diserahkan untuk disimpan di Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi, termasuk edisi revisi.
4. Penyerahan Karya Cetak dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah diterbitkan.

Ketentuan Penyerahan Karya Rekam
1. Setiap Produsen Karya Rekam yang memublikasikan Karya Rekam wajib menyerahkan 1 (satu) salinan rekaman dari setiap judul Karya Rekam kepada Perpustakaan Nasional dan 1 (satu) salinan kepada Perpustakaan Provinsi tempat domisili Produsen Karya Rekam.
2. Penyerahan Karya Rekam dilakukan paling lama 1 (satu) tahun setelah dipublikasikan.
3. Karya Rekam yang wajib diserahkan berisi nilai sejarah, budaya, pendidikan, dan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Sanksi
1. Setiap Penerbit yang tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 mendapatkan pembinaan dari Perpustakaan Nasional atau Perpustakaan Provinsi.
2. Pembinaan dilakukan berdasarkan hasil pengawasan Perpustakaan Nasional atau Perpustakaan Provinsi.
3. Penerbit yang mendapat pembinaan, diberi batas waktu paling lama 2 (dua) bulan terhitung sejak dilakukannya pembinaan untuk melaksanakan kewajibannya.
4. Penerbit yang tidak melaksanakan kewajibannya dalam jangka waktu yang sudah ditentukan, dikenai sanksi administratif berupa:
a. teguran tertulis;
b. pembekuan kegiatan usaha; dan/ atau
c. pencabutan izin.
5. Pengenaan sanksi administratif dilaksanakan oleh pejabat/ badan yang berwenang berdasarkan rekomendasi dari Perpustakaan Nasional atau Perpustakaan Provinsi.

Terbitan Pemerintah
1. Pemerintah Daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah yang menerbitkan Karya Cetak wajib menyerahkan 2 (dua) eksemplar dari setiap judul Karya Cetak kepada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi sesuai dengan domisili.
2. Penyerahan Karya Cetak dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah diterbitkan.
3. Pemerintah Daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah yang memublikasikan Karya Rekam wajib menyerahkan 1 (satu) salinan rekaman dari setiap judul Karya Rekam kepada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi sesuai dengan domisili.
4. Penyerahan Karya Rekam dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan setelah dipublikasikan.
5. Pelaksanaan penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam kepada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi dapat melalui:
a. penyerahan langsung; atau
b. pengiriman.
6. Dalam hal pelaksanaan penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam melalui pengiriman, Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi dapat bekerja sama dengan pihak lain.

Pengelolaan
1. Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi melakukan pengelolaan hasil serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
2. Pengelolaan sebagaimana dimaksud meliputi penerimaan, pengadaan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, pendayagunaan, pelestarian, dan pengawasan.
3. Pengelolaan dilakukan dengan memperhatikan pelindungan hak kekayaan intelektual setiap karya.
4. Pengelolaan dilakukan sesuai dengan standar pengelolaan Koleksi Serah Simpan yang ditetapkan oleh Perpustakaan Nasional.
5. Kepala Perpustakaan Nasional dan kepala Perpustakaan Provinsi bertanggung jawab terhadap pengelolaan hasil serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
6. Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi secara terus-menerus melakukan peningkatan kualitas pengelolaan hasil serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
7. Dalam melakukan peningkatan kualitas pengelolaan, Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi dapat bekerja sama dengan pihak lain, baik di dalam maupun di luar negeri.

Penghargaan
1. Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi memberikan penghargaan kepada Penerbit dan Produsen Karya Rekam yang melaksanakan kewajiban sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang ini.
2. Selain penghargaan yang diberikan kepada Penerbit dan Produsen Karya Rekam, Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi memberikan penghargaan kepada masyarakat yang berperan serta dalam mendukung kewajiban serah simpan.
3. Penghargaan, juga diberikan kepada warga negara asing yang berperan serta dalam mendukung kewajiban serah simpan.

Pengertian Beberapa Istilah
Beberapa istilah yang digunakan alam Undang-Undang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam:
1. Karya Cetak adalah setiap karya intelektual dan/ atau artistik yang diterbitkan dalam bentuk cetak yang diperuntukkan bagi umum.
2. Karya Rekam adalah setiap karya intelektual dan/atau artistik yang direkam, baik audio maupun visual dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang diperuntukkan bagi umum.
3. Koleksi Serah Simpan adalah seluruh hasil Karya Cetak dan Karya Rekam yang telah berada dalam pengelolaan Perpustakaan Nasional dan perpustakaan provinsi yang memiliki tugas dan fungsi sebagai perpustakaan deposit.
4. Penerbit adalah orang perseorangan, badan usaha, atau badan hukum yang menerbitkan Karya Cetak yang berada di wilayah negara Republik Indonesia.
5. Produsen Karya Rekam adalah orang perseorangan, badan usaha, atau badan hukum yang menghasilkan Karya Rekam yang berada di wilayah negara Republik Indonesia.
6. Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibu kota negara.
7. Perpustakaan Provinsi adalah organisasi perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan daerah dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, dan perpustakaan pelestarian, serta berkedudukan di ibu kota provinsi.